“Als het goed gaat met je medewerkers gaat het goed met je bedrijf.”
Interview: Angela Wind en Sabine van der Post
In deze serie interviews bieden we je graag een kijkje achter de schermen bij organisaties die mindfulnesstraining succesvol hebben geïmplementeerd. Waarom vinden ze training belangrijk, wat bieden ze hun medewerkers, en wat zijn hun ervaringen?
‘Van links naar rechts Nienke Henkus (HR Advisor) en Marloes Odenkirchen (HR Projects & Change Manager) bij Effectory. Foto door Angela Wind.
Effectory
IN HET KORT
Deze zelfsturende organisatie maakt feedback-software. Daarmee krijgen bedrijven eenvoudiger toegang tot de feedback en ideeën van hun medewerkers.
Bij Effectory werken in totaal ongeveer 200 mensen verdeeld over de vestigingen in Amsterdam, München en Kaapstad.
MO | MINDFUL ORGANISATIES EN EFFECTORY
Sinds 5 jaar verzorgt onze trainer Sabine het aanbod op het gebied van Mindfulness voor Effectory.
Zie het kader onderaan om een overzicht te krijgen van Mindfulness in het Learn & Growth programma.
Aan de Amsterdamse Singel in het prachtige pand van Effectory worden wij hartelijk ontvangen op de gepaste 1,5 meter. We hebben een afspraak met Marloes Odenkirchen (HR Projects & Change Manager) en Nienke Henkus (HR Advisor). Het is opvallend rustig. ‘Dat komt door vakantietijd (het is augustus) en door Corona werken nog steeds veel mensen thuis.’ laat Marloes weten.
Voordat we van start gaan met het interview stelt Sabine voor een mindful moment te houden (stiltemoment / 1 minuut meditatie). ‘Dat hoopte ik al een beetje’, zegt Nienke met een knipoog. Nienke verzorgt de coördinatie van de Mindfulnesstraining binnen Effectory. Zelf volgde ze de Mindful Businesstraining in januari 2020.
Mindfulness een basis voor zelfsturing
Waarom zijn jullie gestart met mindfulness?
Marloes: ‘Omdat we een zelfsturende organisatie zijn is het belangrijk stevig in je schoenen te staan en je eigen grenzen te bewaken. Er is niemand die over je schouders meekijkt en zegt “doe even kalm, even een stapje terug.” Dan is het enorm belangrijk dat je de aandacht bij jezelf leert houden en zelf die pauzeknop tijdig kan indrukken.’
‘Er wordt een hoge mate van zelfverantwoordelijkheid gevraagd dat is iets wat je echt ook zelf moet doen.’ vult Nienke aan. Marloes gaat verder: ‘We zijn een organisatie die continu in beweging is. Daarin is het belangrijk dat je jezelf niet mee laat slepen in de waan van de dag. Je moet echt kunnen ‘centeren’ en voor jezelf kunnen zorgen’.
Marloes: ‘In de media en uit wetenschappelijk onderzoek is zo duidelijk gebleken wat de positieve aspecten zijn van mindfulness en meditatie. Daarnaast hadden we ook te maken met ziekteverzuim. In het kader van learning and development zijn we altijd bezig met innovatie, we dachten: Laten we het eens gaan testen, eens kijken of er animo is. Er kwamen veel positieve reacties, we hebben het vervolgens verder ontwikkeld en geïntegreerd.’
Nienke: ‘Onze organisatiecultuur draagt volgens mij wel bij aan die interesse. Er heerst hier een super leer-mentaliteit. Mensen willen snel iets proberen. Ze zijn nieuwsgierig.’
‘“Vijf jaar geleden dachten we laten we het eens gaan testen met Mindfulness, eens kijken of er animo is. Er kwamen veel positieve reacties, we hebben het vervolgens verder ontwikkeld en geïntegreerd.”
Zien jullie mindfulness meer als een preventiemiddel of als ontwikkelingstool?
‘Beide,’ zegt Nienke, ‘sommige volgen de training voor hun persoonlijke ontwikkeling, sommige volgen het preventief, voor anderen was het precies het goede moment. Een aantal collega’s hebben tijdens de training het inzicht gekregen dat ze eigenlijk al een tijd aan de rand van uitval stonden.
Het is echt steeds populairder geworden de afgelopen jaren. Van de trainingen die we aanbieden is mindfulness vaak het eerste dat vol zit. We hoeven er vanuit HR niet aan te trekken. Uit onderzoek bij onze medewerkers blijkt ook dat mensen het heel fijn vinden dat we mindfulness aanbieden.
Foto: Effectory.nl
“Bij Effectory zijn veel mensen gedreven en wil men graag groeien. We bieden allerlei werk-inhoudelijke trainingen aan en tegelijkertijd bieden we ook de mindfulnesstrainingen aan. Dit draagt bij aan onze visie; dat het ook belangrijk is om tijd en ruimte te nemen om te reflecteren, te ontladen en te ontspannen.”
Nienke vertelt: ‘Iets dat mij altijd is bijgebleven is dat een paar deelnemers een beetje wantrouwend kwamen vragen; “wat willen jullie hiervan als organisatie terugzien?’ Ze ervaarden het als ‘too good to be true’! Je geeft mensen tijd en ruimte voor zichzelf maar uiteindelijk heb je daar als werkgever profijt van want als het goed gaat met je medewerkers gaat het goed met je bedrijf.’
Het Learn & Growth programma bij Effectory
- Onboarding Workshop Mindful Werken | 6 x per jaar
- Mindful Businesstraining | 2 x per jaar
- Reboot Workshops op Thema | 6 x per jaar
- Stilte Reboot | 1 x per jaar
- Mindfulness Ambassadeurs | Iedere 6 maanden
- Gezamenlijke meditatie momenten in de chillroom | 3x in de week
- Yoga | 1 x per week
Wordt er iets gedaan om Mindfulness te integreren in de dagelijkse werksetting? Hoe borgen jullie Mindfulness?
Marloes: ‘Dat blijft wel de allergrootste uitdaging, het gaat in golfbewegingen. Als de werkdruk omhooggaat is het echt lastig voor collega’s om de ruimte te blijven nemen. We zien dan ook een dalende lijn in de initiatieven die worden genomen. Iedere Businesstraining brengt gelukkig steeds weer een nieuwe golf enthousiaste mensen en ambassadeurs met zich mee en dan leeft het gezamenlijk trainen weer op.’
‘Vanuit HR blijven we steeds nieuwe dingen initiëren. We hebben een mindfulness week gehad met challenges. Mindful lunches. Mindful kwartiertjes die weer werden begeleid door Mindful Ambassadeurs. (Elke mindfulnesstraining levert nieuwe ambassadeurs op die de beoefening intern faciliteren) We hebben in de agenda’s vaste meditatiemomenten staan. We hebben een chill-kamer met meditatiekussens waar wordt geoefend. Iemand zoekt dan een meditatie op, bijvoorbeeld die van Sabine op Insight Timer (meditatie app) en dan gaan we 15 minuten met elkaar zitten. Het is belangrijk dat de initiatieven ook uit de medewerkers zelf komen.’ Marloes; ‘Zo geef ik zelf yogales op het dak van ons pand!‘
COVID19 & MINDFULNESS
Marloes: ‘Voor de corona crisis liepen de mindful kwartiertjes lekker, nu we meer nu online werken wordt het minder bezocht. Zeker nu met de onzekerheid en ook stress die COVID brengt moeten mensen wel weten hoe ze kunnen omgaan met stress, hoe ze kunnen ontladen. Sabine heeft ook live online meditaties begeleid. Vooral als je 24/7 met je partner of met je kinderen bent. Even dat momentje voor jezelf. Nienke: ‘Door Corona liepen sommige mensen echt over en namen ook geen pauzes meer. Bij het thuiswerken heb je geen collega’s om je heen en is het makkelijker doorgaan, zelf ‘s avonds nog.
“Vanuit het LT (Leadership team) is benadrukt; ‘wees niet te streng voor jezelf, er is begrip voor jullie en je thuissituatie. Het doet de mensen wat als zij dat zeggen, dat heeft ook echt effect.“
Hoe merk je dat Mindfulness werkt in de organisatie?
‘Alle newbies krijgen een mindfulness introductieworkshop aangeboden in het onboarding traject. Dus ze weten er al snel van. Zie je er resultaten van? Soms wordt een overleg gestart met een ‘mindful moment’ zoals Sabine net deed. Maar je ziet toch regelmatig in team van 15 man dat er een aantal tussen zitten die dat niet willen. Sommige teams hebben personal check-in’s aan het begin van de week en dit geeft ook een bewust moment om jezelf af te vragen, hoe is het nu met je, even de omschakeling te maken.’
Marloes: ‘Mindfulness helpt te beschouwen wat ik denk en voel. Als een soort derde persoon realiseer ik me dan wat er op dat moment gebeurt. Dat is super waardevol bij het werk; je leert je er niet door te laten meeslepen. Ik kan mij goed voorstellen dat als iedereen dit doet, en ieder team dit zou integreren dat de dingen die nu onbesproken blijven wat eerder op tafel komen. Dat je beter over dingen kan praten omdat je bewust bent waar je staat, wat je vindt en
Het mooie aan een mindful check-in aan het begin van een meeting is dat je je bijvoorbeeld realiseert; wow hoe je ergens tegenaan kijkt. En dat je ook even stil kan staan en denken ‘hoe moet ik dit aanvliegen?’ in plaats van op die sneltrein springen en maar gáán.’
“…dat je ook even stil kan staan en denken ‘hoe moet ik dit aanvliegen?’ in plaats van op die sneltrein springen en maar gáán.’”
VAN IK NAAR WIJ EN WERELD
Bij MO werken we vanuit het drieledige perspectief ik – wij – wereld. Waarbij ‘Ik’ staat voor persoonlijk bewustzijn en energiemanagement; Het ‘Wij’ staat voor het groepsbewustzijn, bv die van het team of de organisatie en vervolgens is het derde perspectief de wereld, de aarde.
Stel je voor dat we allemaal mindfulness beoefenen binnen organisaties, wat zou dat dan aan de wereld toevoegen?
Nienke: ‘Ik denk meteen aan onze eigen purpose; de werkende wereld mooier maken! Als wij het doorleven en kunnen uitstralen naar organisaties waarmee we werken is dat een supermooi effect op de werkende wereld. Uit die automatische piloot komen. Meer stil staan en milder zijn naar elkaar.’
Marloes : ‘Je kunt het ook verwerken in je advies richting klanten, in de aanbevelingen.’
ALTIJD WEER OPNIEUW KUNNEN BEGINNEN
Zo naar het einde van het interview slaakt Nienke een zucht: ‘Dit was het! Ik had de Mindful Business case gelezen met Triodos en dacht, tjee die zijn het beste jongetje van de klas. Wij hebben echt nog struggles.’ Marloes: ‘Ik vind het ook fijn om van jou Sabine eerlijk te horen dat jij ook struggles hebt in jouw beoefening. Als organisatie ervaren wij dat ook. Het is inderdaad gewoon iedere keer weer terugpakken. Nienke: ‘Het is echt trial and error. Leren wat werkt. ‘Marloes; in ons plan (employee journey binnen L&D) zit ook een Master Mindfulness maar daar zijn we nog niet aan begonnen. Het idee was eerst de training aanbieden en als verdieping de master. We leggen de focus nu op het integreren van mindfulness in je dagelijkse werkdag. Daar valt op dit moment de meeste winst te behalen.’
“Al die nieuwe manieren van werken en beoordelen. Je merkt in de hele samenleving dat er echt weer – gelukkig – een beweging komt van minder ik en meer wij. En daar sluit mindfulness heel goed bij aan.”
TIPS VOOR ANDERE ORGANISATIES
Wat adviseren jullie anderen organisaties; waar te beginnen?
Nienke lacht: ‘Bellen met Sabine!’
Marloes: ‘Ga het gewoon uitproberen. Test het zelf. Wij zijn ook gestart met introductieworkshops. We hebben een Summerschool gedaan want we dachten “als we alle nieuwe mensen gaan opleiden met het onboardingprogramma moeten onze huidige mensen er ook van weten.” Zo hebben we voor hen de Mindfulness Introductie gedaan. Zodat iedereen binnen de organisatie ervan kon proeven. Daar merkte we bij sommige mensen slaat het aan en bij sommige niet. Van daaruit ontstond de animo voor de Mindful Businesstraining.’
Marloes: ‘Het is belangrijk je te realiseren dat het bij het volgen van de training mensen zelf echt willen, je kunt geen mensen tot mindfulness dwingen. Daarnaast is het is belangrijk om het aanbod goed ‘te laden’. We laten zien waarom we Mindfulness belangrijk vinden als organisatie en wat kan het je bieden.’ Nienke: ‘Ik denk dat je daar ook moet beginnen als HR. Want als je het niet belangrijk vindt als organisatie dan komt het echt niet over de bühne.’ Marloes: ‘Sabine houdt ons ook wakker, er komen altijd wel weer creatieve ideeën hoe we iets opnieuw kunnen inzetten of presenteren. Dat werkt superfijn.’
Hoe hebben jullie mindfulness binnen de organisatie ‘geladen’? Marloes: ‘We doen dat soms face-to-face zoals bij een bijeenkomst met medewerkers.’ Nienke: ‘We melden vanuit HR steeds wanneer er weer een training of Reboot is via ons intranet, via posters in het pand en tegenwoordig meer in video calls.’
Nienke pauzeert even, ‘het is eigenlijk wel een grappige vraag, voor mij is dit zo een gegeven; mindfulness ís er nu gewoon bij Effectory. Het gaat nu trouwens ook veel mond op mond, met de onboarding workshops als startpunt.’
Is er een andere organisatie waarvan je denkt dat ze mindfulness toepassen en het interview-stokje zou willen overdragen?
Marloes; ‘Ik ben wel nieuwsgierig of Tony’s (Tony Chocolonely) iets met mindfulness doen. Die zijn ook vooruitstrevend. Ik vind het daar wel passen.’
“…mindfulness ís er nu gewoon bij Effectory.”
TIPS VAN EFFECTORY
⇒ Begin bij het begin; introductie mindful werken workshops
⇒ Start je meeting met een check-in of een mindful moment
⇒ Geef medewerkers de ruimte om te mediteren tijdens werktijd
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor mindful werken en leiderschap binnen jouw organisatie?
- Bel of mail met Sabine, of met een van de andere MO-ers, hello@mo-netwerk.com. We schetsen je graag de mogelijkheden, of je nu medewerker, leidinggevende of zzp-er bent.
Wil je je eerst oriënteren?
- Lees hier ons whitepaper, ‘Welzijn, Waarde en Winst op de werkvloer’. Daarin staat alles over de wetenschappelijke fundering van aandachttraining in organisaties en nog veel meer business cases.
- Lees hier ons vorige interview met Triodos Bank
