Mindful Business Case | Triodos

Mindfulness en meer bij de Triodos Bank:

“Als bedrijf heb je een verplichting om in deze dynamische tijd mensen te supporten stevig te staan en vanuit kracht te werken”

In het gloednieuwe, circulair gebouwde pand stoeien we met de toegangspoortjes. ‘Kijk, zo kun je het doen, gewoon een beetje mindful!’, grapt een Triodos medewerker die dit ziet en ons helpt. Mindfulness is hier werkelijk in de cultuur opgenomen! 

We spraken eind 2019 met Dartie Lefering en Dorette Hollestelle-Geesink in het pand van Triodos Bank naast station Driebergen-Zeist. Dartie en Dorette hebben mindfulness zowel persoonlijk als binnen de organisatie omarmd. Dartie is HR Assistent en Mindfulness Ambassadeur binnen de organisatie. Dorette was tot voor kort hoofd HR en nu senior HR adviseur. Beiden werken zij voor Triodos Investment Management. We praten met hen over het waarom en het effect van mindfulness bij Triodos Bank.

Tekst: Iris Weijman en Sabine van der Post

Ons gesprek start met een gezamenlijke korte mindful check-in; een functionele, frisse start van een gesprek of vergadering. Dartie en Dorette beginnen een vergadering regelmatig met een paar minuten stilte. 

“Een korte mindful check-in is super functioneel”

Dorette: “Samen met Dartie hebben we mindfulness een vaste plaats gegeven in het opleidingsprogramma en intussen starten we veel vergaderingen met een moment stilte, een kort moment van ‘even landen’. Dit wordt door iemand begeleid of we doen de MoodCheck vanuit de vraag: hoe is het met me en hoe zit je in deze vergadering? Soms zit iemand met iets persoonlijks of komt hij net uit een ander overleg en als je daar dan heel even aandacht aan geeft is het voor die persoon haalbaar zich te richten op dit overleg. Dat is super functioneel. De kwaliteit van de vergadering verbetert. Een van de aanleidingen om met mindfulness te beginnen was dat we merkten dat we soms uit een vergadering kwamen, zonder dat we nog precies wisten wat we besproken hadden. We gebruiken het ook omdat veel mensen de hele dag vanuit het hoofd werken en dan vergeten met het hart naar iemand te kijken en elkaar te vragen: ‘Hoe is het eigenlijk met je?’ Vanuit het oog op wellbeing is het ons doel om die aandacht ook in ieder overleg terug te brengen.” 

 

“Wij bieden mindfulness aan om de kwaliteit van vergaderen te verbeteren en het ziekteverzuim te verminderen door aandacht te hebben voor de vitaliteit van de medewerker.”


Ziekteverzuim

Een andere aanleiding is ook het ziekteverzuim. De vitaliteit van medewerkers. Dartie beaamt dit: “Je merkt dat mensen toch veel aan het doorrennen zijn. Met de 10 minuten meditatie tijdens de lunchpauze merken de deelnemers dat eventjes stoppen echt helpt. En over de 8-weekse mindfulnesstraining horen we van deelnemers dat ze er echt baat bij hebben en zich meer bewust zijn van zichzelf en hoe ze met de dingen omgaan. Jezelf prioriteit maken en niet alleen maar anderen de prioriteit maken. Vooral degenen die lastig grenzen kunnen aangeven vinden het heel erg waardevol. En daarmee met meer aandacht je werk te kunnen doen, wat weer leidt tot betere kwaliteit en snelheid. 

Mindfulness is bij Triodos Bank een vast onderdeel geworden, op diverse manieren. Sinds zes jaar worden er twee keer per jaar 8-weekse mindfulnesstrainingen gegeven. In de loop van de tijd is hier een jaarlijkse stiltedag bij gekomen en daarnaast wekelijkse 10-minuten meditaties en voor een kleine groep de yogalessen. Sinds kort is er ook een office app, met communities, waar Dorette en Dartie heel blij van worden. Zo heeft de app een community Work Happiness, waar onder meer gecommuniceerd wordt over het aanbod op het gebied van mindfulness en yoga. In de app worden door Dartie ook wekelijks quotes geplaatst van inspirerende mensen waar de nieuwe vergaderzalen naar zijn vernoemd. Deze week een uitspraak van Albert Schweitzer: ‘Success is not the key to happiness, happiness is the key to success. If you love what you are doing, you will be successful’. 

Mindfulness en verwante thema’s lijken zo geïntegreerd te zijn in het werk van HR en de organisatie als geheel. “Maar wat nou als iemand binnen de organisatie zou besluiten om niet meer in mindfulness te investeren?”, vragen we hen. Dartie reageert daar met een lach, maar heel duidelijk op: ‘Dan ga ik er voor liggen! Dan zou ik kijken of ik met cijfers kan onderbouwen of met verhalen van medewerkers hoe belangrijk het is.’

“Dan moet ik alle klusjes doen en ga jij lekker mediteren”

“Waar is voor jou dit pad van bewustzijn begonnen?”, vragen we aan Dorette. Ze hoeft niet lang na te denken en antwoord met een lach: “Mijn vader mediteerde altijd al. Dan kwam hij thuis en ging hij eerst mediteren en dan dacht ik “Nee, lekker dit, waarom help je niet met tafeldekken? Ik moet alle klusjes doen en jij gaat lekker mediteren!” Maar we merkten ook wel verschil als hij het niet deed, dus we zeiden uiteindelijk: “Ga maar lekker even mediteren, dan kun je daarna vol aandacht thuis zijn!” “Bewustzijn, mediteren, mindfulness; het is bij ons heel normaal thuis. Tijdens mijn studie heb ik aan Tai chi (meditatieve bewegingsvorm) gedaan. Ik merkte daarbij echt verschil. Ik kon beter studeren en had meer ruimte in mijn hoofd om dingen op te nemen. Dus ik heb mijn hele leven wel iets gedaan op dit vlak. Momenteel doe ik regelmatig zitmeditatie en mijn hond uitlaten is ook een meditatie! Toen ik hier bij Triodos kwam werken vond ik dat het ook gewoon onderdeel moest worden van het werk hier. Het past heel goed bij de identiteit van dit bedrijf.”

Dorette Hollestelle-Geesink | Triodos

“Als bedrijf heb je een verplichting om in deze dynamische tijd mensen te supporten stevig te staan en vanuit kracht te werken”

“Ik heb destijds samen met de HR-manager van Bank Nederland een start gemaakt met een mindfulness programma. Want in deze turbulente tijd waarin mensen compleet worden overvoerd, ook op het werk, merken wij dat het echt nodig is om stevig te kunnen staan en bewust mee te bewegen in plaats van alle informatie tot je te willen nemen. Daar heb je als bedrijf ook echt een rol in. Dat is op dit moment een grote les die we met elkaar te leren hebben. Een mindfulness cursus is niet zozeer een inhoudelijke cursus, maar leert je hoe je dicht bij jezelf blijft, hoe je blijft staan terwijl er om je heen zoveel aan de hand is. Veeleisende klanten, collega’s, noem maar op. Je hebt als werkgever een verplichting om mensen in ieder geval een training aan te bieden en ze uit te nodigen. Joh, probeer het eens!

We hebben mindfulnesstraining op allerlei laagdrempelige manieren onder de aandacht gebracht om mensen ermee kennis te laten maken. De eerste keren hadden vooral de mensen die hier al iets mee deden interesse, maar het ging zich rondzingen. Dan zeiden ze tegen andere mensen “Joh, dit heeft mij heel erg geholpen, zou jij het niet ook proberen?” En nu is het ’common practice’. Als de training intern gepubliceerd wordt is hij binnen no time vol. We hebben wachtlijsten. Vroeger vonden mensen dit soort rustmomenten thuis of in de kerk, maar nu vind je dit niet altijd meer in de samenleving, je moet deze momenten zelf creëren.”

Dartie Lefering | Triodos

‘Dat is op dit moment een grote les die we met elkaar te leren hebben. 

Hoe blijf je dicht bij jezelf? 

Hoe blijf je staan terwijl er om je heen zoveel aan de hand is?”

Mindfulness wordt vaak ingezet als methode voor stressreductie, om te leren omgaan met stress. Dorette en Dartie vertellen over mindfulness als rustmoment en als middel om bij jezelf te blijven en om te gaan met alle prikkels. We vragen hen hoe zij verder tegen mindfulness aankijken.

Dorette: “Ik zie het als een manier van leven, ik zie het niet als een pil. Stress moet je voor zijn. Ik wil dat het hier gebruikelijk is zodat mensen niet eens in de stressfase komen. Heel veel organisaties zijn nog niet zover, maar steeds meer ook wel. Vorig jaar waren we bij het eerste Europese congres over mindfulness in organisaties en ik vond het echt heel gaaf om te horen hoe ze het bijvoorbeeld bij universiteiten en in ziekenhuizen al hebben vormgegeven. Dat gaf me zoveel hoop voor de toekomst! En ik merk het ook bij mijn kinderen op school, die leren hoe ze met al die prikkels kunnen omgaan. Ik heb 2 pubers thuis en als die vrienden over de vloer hebben dan hebben ze de afspraak dat telefoons bij ons thuis op de bar weggelegd worden en dan gaan ze een leuke avond hebben. Die kinderen, die snappen het gewoon!”

Allergische reacties

Mindfulness is bij steeds meer mensen bekend en de aspecten die erbij horen worden steeds meer omarmd. Maar de term mindfulness levert bij sommigen ook allergische reacties op. Dorette: “Wat Dartie bij ons goed doet is niet prediken. Zij is onze mindfulness goeroe he!” Lachend voegt ze eraan toe: “Ik vertel leuk, maar zij doet het! Dartie is als persoon heel toegankelijk, dat is al stap 1. Mensen komen dan makkelijk naar je toe om het er een keertje over te hebben. En stap 2 is, als wij een interne training aanbieden dan zeggen we niet dat het goed voor je is, maar Dartie stelt in de uitnodiging voor de training vragen zoals ‘Heb jij ook wel eens dat je hoofd overloopt? Dat heeft iedereen en juist de mensen met de grootste allergie die herkennen zich wel in de stukjes die zij schrijft.”

“Mindfulness noemen we aandachtstraining. Meditatie Recharge your battery.”

“Bij de aankondigingen wordt vermeld dat je je in kunt schrijven voor de mindfulnesstraining, maar er staat ook bij dat mindfulness een aandachtstraining is, ook om het toegankelijk te maken. Op de aankondiging voor de 10 minuten meditaties staat ‘Recharge your battery’. Iedereen herkent die metafoor.” Het is zoeken naar juiste bewoordingen vertelt Dartie, naar wat mensen triggert. Er is eigenlijk geen omschrijving wat het compleet omvat.

“De rol van leidinggevenden; “Als jij er tijd voor kan maken, dan kan iedereen het”

Dorette vervolgt: “Dartie is een echte mindfulness ambassadeur! Die moet je hebben, dan gaat het bewegen in een organisatie! Wat ook zeker helpt is om voorbeelden te hebben op leidinggevende posities, zoals op directieniveau. Voor ons was het heel belangrijk dat er in die eerste twee mindfulnesstrainingen ook mensen op leidinggevende posities zaten, zoals de directeur van de bank. We hebben het niet als voorwaarde gesteld, maar we hebben er wel flink op zitten pluggen bij een aantal mensen, zo van als jij er tijd voor kan maken, dan kan iedereen het. En dan mag iedereen het ook. Want soms is het natuurlijk zo dat we allemaal druk (moeten) zijn, maar als je ziet dat een leider daarin ook ruimte kan maken, dat is mooi! In dit nieuwe gebouw is er een speciale ontspannings- / inspanningsruimte ingericht. Zowel voor mindfulness, maar ook om lekker te tafelvoetballen.”  

“Mindfulness gaat over jou als mens. Het heeft niets te maken met jou in jouw functie en jouw plek in de hiërarchie”

Er is binnen Triodos Bank geen speciale mindfulnesstraining voor leiders en managers. En daar is heel bewust voor gekozen. Dorette: “De trainingen zijn voor iedereen, allemaal samen. Het heeft niks te maken met het werk dat je doet vind ik. We hebben het er destijds wel over gehad. Maar mindfulness gaat over jou als mens, het heeft niets te maken met jou in jouw functie en jouw plek in de hiërarchie.”

Vanuit ervaring in andere organisaties zien wij dat het ook afhankelijk is van de cultuur van de organisatie. Mensen voelen zich niet altijd veilig om dingen te delen als er iemand van de directie bij zit. Ook daar is Dorette heel duidelijk over. “Als je daar omheen gaat organiseren dan blijft die niet-veiligheid, die hou je in stand. Dus als je dat wil doorbreken met elkaar, dan ga je daar dus geen rekening meer mee houden. Je moet het ook niet spannend maken. We doen dit gewoon met elkaar. En als er dus iemand komt en die zegt ik heb daar moeite mee dan vragen we: “Hoe komt dat en hoe kunnen we je daar bij helpen?” 

IK – WIJ – WERELD

De effecten van mindfulness zijn divers. We hebben het gehad over wat het geeft aan het individu, op ik-niveau. Maar mindfulness gaat in de visie van MO ook over wij (samenwerken) en de wereld. We zijn heel benieuwd hoe daar bij Triodos Bank tegenaan gekeken wordt. Dorette:

VAN IK NAAR WIJ
“Onze mindfulnesstraining is denk ik echt op het ik gericht. We zijn nu bezig om mensen ook apart te trainen op het omgaan met feedback en ook de beoordelingsgesprekken willen we heel anders gaan inrichten. Dat heeft ook te maken met ruimte geven aan een ander. Niet meer werken vanuit de hiërarchie, maar meer gelijkwaardig en meer ook op teamniveau. En daar komt het wij tevoorschijn. Veel meer lean/agile. Het verschuift dus een beetje. Weg van het ik naar het teamniveau. Al die nieuwe manieren van werken en beoordelen, je merkt in de hele samenleving dat er echt weer – gelukkig – een beweging komt van minder ik en meer wij. En daar sluit mindfulness denk ik heel goed bij aan. Ruimte geven aan de ander, zijn verhaal laten doen zonder oordeel en niet tegelijk erop hakken. Gewoon eens echt oprecht kijken of je die ander kan helpen.”

EN WERELD
“Als je ‘m doortrekt naar de samenleving, dat is natuurlijk de reden dat dit bedrijf is opgericht. We bestaan volgend jaar veertig jaar. Dit bedrijf is niet vanuit het ik opgericht, maar is opgericht vanuit de vraag wat de samenleving nodig heeft en wat wij daarin kunnen bieden. Het is op deze plek begonnen – we zijn dus weer thuis – als stichting, opgericht door bankiers. Het middel voor bankiers is geld. En het begon met de vraag “Hoe kunnen wij geld als middel inzetten om de wereld positief te veranderen? Dat het geld de goede kant op rolt.” Dus in dit bedrijf wordt mindfulness helemaal niet gezien als iets heel spannends of iets heel nieuws. Want het is meer een manier van leven. Dat je je altijd bij alles wat je doet bewust bent van de keuzes die je maakt. De keuzes die je maakt doe je voor jezelf, maar heeft dus ook effect op de ander en effect op de lange termijn op natuur, dieren en welzijn. En bottom line, er werken hier gewone mensen, je hebt mij net ook wat onhandig en verlaat binnen zien komen, we zijn wel allemaal gewoon mensen!”

“Al die nieuwe manieren van werken en beoordelen. Je merkt in de hele samenleving dat er echt weer – gelukkig – een beweging komt van minder ik en meer wij. En daar sluit mindfulness heel goed bij aan.”

TIPS VOOR ANDERE ORGANISATIES
Ter afsluiting volgen nog tips voor andere organisaties waarvoor mindfulness nog niet heel normaal is. Dorette: ‘Mindfulness brengt zelfbewuste, effectieve medewerkers. De valkuil is dat het niet geïntegreerd wordt in het dagelijks werk. Zo van, we hebben mindfulness en daarna gaan we gewoon weer aan het werk. Ik zou zeggen: integreer het in alles wat je doet. Het heeft effect op ziekteverzuim, het heeft effect op de focus van mensen hoe ze in hun werk zitten, maar uiteindelijk is het hogere doel dat je positieve aandacht geeft aan wat belangrijk is
. Daardoor kun je mensen ook het beste gaan inzetten in waar ze goed in zijn, omdat ze het zelfreflecterend vermogen veel beter hebben ontwikkeld.’

Advies is ook om het niet te overdreven te brengen, door de begeleiding van meditaties heel gewoon te houden. Bij Triodos zorgen ze dat het ook leuk is en dat er gelachen kan worden. Lekker simpel en straight forward noemt Dorette het. Dorette: “Je moet geloofwaardig zijn. Als iemand een meditatie doet die als persoon een ongelooflijke controlfreak is die constant zit te duwen dan merk ik dat ik ook niet open sta voor de meditatie. Dus in die zin is het niet alleen maar woorden, maar ook laten zien in je gedrag.”

“Wat een mooie visie!” concluderen we het gesprek. Waarop beide reageren met: “Dat is de reden dat we hier werken!”

“Het heeft effect op ziekteverzuim, het heeft effect op de focus van mensen.

Maar uiteindelijk is het hogere doel dat je positieve aandacht geeft aan wat belangrijk is.”

TIPS VAN TRIODOS

Geef als leider het voorbeeld en doe mee met de training, yoga of 10 minuten meditaties.

Start je meeting met een minuut of paar minuten stilte

10 minuten meditatie aanbieden tijdens de lunch; RECHARGE YOUR BATTERY

Houd het laagdrempelig

Zoek de juiste woorden. Bij Triodos hebben we het bijvoorbeeld over ‘recharge your battery’, aandachtstraining, pauzemoment.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

X